Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Малиновському районному суді м. Одеси

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Малиновського

 районного суду м. Одеси

№28 від 08 вересня 2015 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Малиновському районному суді м. Одеси

Із змінами і доповненнями, затвердженими зборами суддів

  від 17 травня 2016 року №8,

  від 08 листопада 2016 року №16

від 05 грудня 2017 року №19

від 08 вересня 2020 року №20

від 08.06.2021 року №5

від   №16.08.2022 року №3

від 04.04.2023 року №12

від 04.04.2023 року №13

від 17.05.2023 року №17

1. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Малиновському районному суді м. Одеси за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі — АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в Малиновському районному суді м. Одеси, урегулювання яких відповідно до Закону України “Про судоустрій і статус суддів” і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженим рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів.

1. Реєстрація справ і матеріалів

2.1. Усі справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.

2.2. Уразі надходження великої кількості справ та матеріалів вони можуть бути зареєстровані після закінчення робочого часу за доповідною запискою відповідальної особи (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

1. Розподіл справ і матеріалів

3.1. Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються, у разі їх наявності, за допомогою АСДС згідно п.2.3.2 Положення.

3.2. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, підлягають розподілу одразу після їх реєстрації.

3.3. Кожний робочий день посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний  до 09:30 дня невиходу на роботу повідомити про це особу кадрової служби.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 3.3. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу, окрім випадку, коли суддя перебуває в нарадчій кімнаті не менше доби.

Не розподіляються справи та матеріали за доповідною запискою судді у разі, коли суддя перебуває в нарадчій кімнаті не менше доби.

3.4.  За вимогою голови суду особа, відповідальна за авторозподіл, надає довідку про перелік справ, які надійшли до суду, які з них підлягають реєстрації та розподілу.

3.5. Розподіл усіх справ і матеріалів, зазначених у п.п. 3.1., 3.2. Засад, здійснюється посадовими особами, визначеними наказами керівника апарату суду.

Будь-який суддя (судді) має право бути присутнім під час розподілу справ і матеріалів.

3.6. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

Реєстр розподілу справ і матеріалів роздруковується одразу після розподілу, скріплюється підписом особи, відповідальної за авторозподіл та під підпис передається головуючому.

3.7. Повторний розподіл справ і матеріалів, у разі заміни головуючого судді (судді-доповідача), здійснюється з урахуванням вимог пунктів 3.1. – 3.6. Засад.

3.8. Виключено. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

3.8.1. Якщо зі складу колегії суддів не може продовжувати розгляд справи суддя, який не є суддею-доповідачем у такій справі, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені процесуальним законом, заміна такого судді з ініціативи судді-доповідача за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється автоматизованим розподілом з числа резервних суддів. У разі неможливості здійснити заміну такого судді з числа резервних суддів заміна здійснюється з числа суддів, які мають відповідну спеціалізацію та входять до складу відповідної судової палати.

У разі неможливості виконання суддею-доповідачем, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, тощо), заміна відсутнього судді здійснюється за доповідною запискою помічника судді за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі з числа резервних суддів. У разі неможливості здійснити заміну такого судді з числа резервних суддів заміна здійснюється з числа суддів, які мають відповідну спеціалізацію та входять до складу відповідної судової палати.

Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

3.8.2. У разі надходження до суду клопотань про надання дозволу на затримання та оголошення в розшук в рамках кримінального провадження, головуючий по якому перебуває у відпустці, на лікарняному, тощо, вказане кримінальне провадження підлягає автоматизованому розподілу на загальних підставах.

У разі, якщо по вказаному кримінальному провадженню проведені певні дії (допитані свідки, потерпілі, досліджені інші докази тощо), вказане провадження може бути передано за ухвалою судді раніше обраному складу суду неавтоматично.

Судові справи, по яких ухвалами апеляційного суду не визначено саме до якого складу суду повертається справа для подальшого розгляду (при скасуванні судових рішень суду першої інстанції) підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

3.9. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені,  з урахуванням пунктів 3.1. – 3.6. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення його з посади судді, відсторонення від посади,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді (судді-доповідача), якщо її тривалість становить більше ніж 14 календарних днів, (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

- тимчасової непрацездатності головуючого судді (судді-доповідача), у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, зазначені у п. 3.2. Засад.

Повторний розподіл судової справи відбувається відповідно до процесуального рішення судді, внесеного до АСДС відповідно до вимог чинного законодавства. У разі перебування судді на лікарняному, судові справи розподіляються повторно за доповідною помічника судді або секретаря судового засідання. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3).

3.10. На підставі ч.7 п.2.3.13 Положення, у разі повторного надходження позовної заяви з ідентичним предметом спору та сторонами, така позовна заява передається за вхідним реєстраційним номером судді, якому розподілена раніше (вперше) позовна заява між тими самими сторонами і тим самим предметом спору. (Зміни згідно рішення зборів суддів №8 від 17.05.2016 року)

3.11. Виключено. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

3.12. Виключено. (Згідно рішення зборів суддів №5 від 08.06.2021 року).

3.13. клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

у разі надходження одночасно 5 і більше клопотань в рамках одного ЄРДР, авторозподіл здійснюється між усіма черговими слідчими суддями. В подальшому, у разі надходження менше 5 матеріалів в рамках одного ЄРДР, вони  передаються на розгляд слідчому судді, на якого було розподілено перші матеріали (клопотання). У разі надходження одночасно 5 і більше клопотань в рамках одного ЄРДР, вони розподіляються між всіма слідчими суддями, які чергували в день надходження вказаних матеріалів.

У разі неможливості розподілу вказаних матеріалів раніше обраному складу суду (відрядження, відпустка, перебування на лікарняному тощо), автоматизований розподіл проводиться на загальних підставах до усунення обставин, які унеможливлювали участь судді в автоматизованому розподілі вказаних матеріалів.(Зміни згідно рішення зборів суддів від 17.05.2023 року №17)

3.13.1 у разі подання клопотань про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, передбачених розділом ІІ КПК України, з понеділка по четверг після 16.00 години, та у п'ятницю - після 14.45 години, їх реєстрація та автоматизований розподіл здійснюється на наступний робочий день, окрім клопотань, які подано в порядку ч.1 ст.191, ч.2 ст. 211, ч.3 ст. 233 КПК України. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   04.04.2023 року №13)

3.14. У разі виявлення порушення порядку визначення судді для розгляду справи повторний автоматизований розподіл судової справи здійснюється на підставі ухвали суду. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

3.15 Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються рішеннями зборів суду відповідно до їх повноважень.(Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

4. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ.

4.1. В суді запроваджено спеціалізацію з розгляду кримінальних справ і справ про адміністративні правопорушення та цивільних і адміністративних справ.

4.2 Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.

4.3 Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.(Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

1. Слідчі судді

5.1. Обрати слідчих суддів, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, строком на 3 роки.

5.2. Відсоток справ, що підлягає розгляду слідчими суддями дорівнює 100 % справ.

5.3. Виключено.(Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

5.4. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням графіку чергування, затвердженого заступником голови суду.(Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

1. Коефіцієнт форми участі

6.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для головуючого судді розраховується згідно Положення.

6.2. Виключено. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

7. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею  інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

7.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для голови суду дорівнює 40 % справ (незалежно від виконання/невиконання ним функцій слідчого судді). Введення збільшуючого коефіцієнту допускається виключно за рішенням зборів суддів. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

7.2. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для заступників голів суду дорівнює 60 %. Введення збільшуючого коефіцієнту допускається виключно за рішенням зборів суддів.(Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

7.3. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею у випадках виконання ним іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України, підготовка семінарів, тренінгів, навчальних програм для суддів, участь в робочих групах, заходах щодо підвищення кваліфікації тощо) встановлюється 60-80 %. Введення зменшуючого коефіцієнту допускається виключно за рішенням зборів суддів. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

1. Засади формування колегій суддів

8.1. Склад суддів щодо спеціалізації з розгляду кримінальних справ визначається зборами суддів.

8.1.1. Справа, розгляд якої здійснюється колегією суддів, розглядається постійною колегією суддів відповідного суду, до складу якої входить визначений автоматизованою системою суддя-доповідач.

Персональний склад постійних колегій суддів визначається зборами суддів відповідного суду.

Постійна колегія суддів для розгляду кримінального провадження складається із трьох суддів основного складу та резервних суддів. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

8.2. Виключений. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

8.3.Виключений (Зміни згідно рішення зборів суддів №19 від 05.12.2017 року).

8.4. Виключений. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

8.5. У разі заявлення обвинуваченим під час підготовчого провадження клопотання про розгляд кримінального провадження судом присяжних, від участі у розгляді провадження виключається суддя колегії, визначений останнім під час авторозподілу кримінального провадження.  (Зміни згідно рішення зборів суддів №8 від 17.05.2016 року)

8.6. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого) або всього складу суду (якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів) на підставі ухвали суду про відвід. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

8.7. Якщо справа має розглядатися суддею одноособово, але головуючим суддею прийнято рішення (ухвалу) про її колегіальний розгляд, то до складу колегії включаються головуючий суддя (суддя-доповідач) та два судді із постійної колегії, до якої входить суддя-доповідач (за наявності) або два судді (з числа резервних, а у разі відсутності – з числа відповідної спеціалізації, додатково визначені автоматизованим розподілом після прийняття рішення (ухвали) про колегіальний розгляд справи.

У такому ж порядку здійснюється збільшення числа суддів у колегії суддів, якщо справа має розглядатися колегіально у більшому складі та судом прийнято відповідне рішення (ухвалу).(Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

8.5. Збори суддів можуть вносити зміни до формування колегій суддів відповідно до їх повноважень, передбачених Положенням.(Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

1. Керівник апарату суду

9.1. Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

9.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

1. Відповідальність

10.1. Виключений. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

10.2. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями  працівником канцелярії суду, відповідальним за реєстрацію справ і матеріалів, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

1. Знеструмлення електромережі суду

11.1  Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

11.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

11.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно  з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється за письмовим дорученням заступника голови суду. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

11.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин інформація про розподіл таких судових справ вноситься до автоматизованої системи. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)

12. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

12.1  У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, коли суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли припинились відповідні обставини.

12.2 У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

12.3 У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається за загальними правилами, визначеними Положенням. (Зміни згідно рішення зборів суддів від   №16.08.2022 року №3)